近年來，河南省鄭州市社保中心明確了“線下管理規(guī)范化、線上保管電子化、查詢方式便捷化、服務(wù)經(jīng)辦常態(tài)化”的工作方針，從四個(gè)方面同向發(fā)力，持續(xù)提升業(yè)務(wù)檔案的智能化管理水平，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)檔案“收、管、存、用”全鏈條線上處理，有效助推經(jīng)辦模式升級(jí)。

(資料圖)

建好一所場館

線下管理規(guī)范化

“我負(fù)責(zé)社保檔案管理工作十幾年了。以前，我們收集到的檔案分散在3個(gè)地點(diǎn)，管理和使用十分不方便。如今，我們建成了標(biāo)準(zhǔn)的檔案館，參保群眾的社保檔案有了統(tǒng)一規(guī)范的‘家’。”鄭州市社保中心檔案管理員弓萍說。

近年來，在經(jīng)辦過程中每年都會(huì)收取、留存大量的紙質(zhì)檔案。這些檔案是社保事業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史見證。為保管好這些珍貴的資料，鄭州市社保中心投入大量人力財(cái)力，于2014年10月建成專業(yè)檔案館并投入使用。檔案館建筑面積1141平方米，實(shí)行檔案庫房、借閱室和辦公室三房分離，內(nèi)設(shè)智能檔案密集架9組150架，共存放各類業(yè)務(wù)檔案13.2萬卷。同時(shí)，建立起人防、物防、技防相結(jié)合的綜合安防體系，配備了防火防磁柜、除濕機(jī)、高精度溫度表以及專業(yè)氣體滅火系統(tǒng)；指定專人對庫房進(jìn)行日常安全巡視，并定期升級(jí)改善相關(guān)設(shè)備，檔案館的防汛能力、安全等級(jí)逐年提升。

實(shí)現(xiàn)一次轉(zhuǎn)型

線上保管電子化

“這份合同太重要了，是維護(hù)我的合法權(quán)益的證明材料。我從很多渠道找了很久都沒找到。沒想到，社保中心的檔案員主動(dòng)打電話，說我們參保人員的檔案全部導(dǎo)入到電腦里了。我輸入姓名就找到了多年前的勞動(dòng)合同，真是太感謝了！”前年，參保群眾李俊民需查詢他與一公司簽訂的勞動(dòng)合同。當(dāng)年鄭州市的社保業(yè)務(wù)檔案還未全面完成電子化整理，檔案員翻閱了大量的紙質(zhì)檔案仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工順利完工，鄭州市跨越30余年的13.2萬卷社保業(yè)務(wù)檔案全部實(shí)現(xiàn)了電子化轉(zhuǎn)型，群眾的社保檔案無一遺漏都進(jìn)入了電腦數(shù)字庫，保管更安全、查詢更方便。

近年來，為滿足人民群眾便捷、高效查詢檔案的需求，鄭州市社保中心強(qiáng)力推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。該中心通過公開招標(biāo)，引進(jìn)專業(yè)檔案信息公司，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，把對群眾最有用、最直接、最關(guān)心的重要業(yè)務(wù)手續(xù)，如參保、轉(zhuǎn)移、退休等作為整理首選，按照險(xiǎn)種類別、保管期限、年度月份組卷，而后掃描加工、數(shù)據(jù)掛接、裝訂入庫，共編制電子化檔案目錄870萬條，案卷全文掃描2034萬頁，13.2萬卷社保紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)了電子化的華麗變身。

目前，鄭州市的社保數(shù)字檔案庫共涵蓋養(yǎng)老、工傷保險(xiǎn)11.7萬卷，失業(yè)保險(xiǎn)1.1萬卷，機(jī)關(guān)事業(yè)3404卷，居民養(yǎng)老545卷，真正實(shí)現(xiàn)了分類規(guī)范、險(xiǎn)種齊全、利用便捷。

上線一個(gè)系統(tǒng)

查詢方式便捷化

“沒想到如今調(diào)取社保檔案這么方便，15年前的外地轉(zhuǎn)入資料一下子就找到了，申請手續(xù)又簡便，幫助我為公司員工順利辦好了退休手續(xù)，真是太感謝啦！”光大人壽保險(xiǎn)公司的人事專員張洪毓說。張洪毓在為公司員工李素芹辦理退休手續(xù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)該員工缺少2007年由外地轉(zhuǎn)入鄭州市的轉(zhuǎn)移工資基數(shù)，無法計(jì)算退休待遇，而職工本人在外地又不便親自辦理。后來，張洪毓憑借當(dāng)事人出具的委托證件，在檔案管理員的幫助下，通過管理系統(tǒng)快速查閱到當(dāng)年的資料，為當(dāng)事人辦好了退休手續(xù)。

為提高檔案的查詢利用效率，鄭州市社保中心積極改進(jìn)查閱方式、簡化利用程序，全方位優(yōu)化檔案查詢服務(wù)。2022年，該中心自主研發(fā)了社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，徹底取代了手工翻閱調(diào)取方式。系統(tǒng)中建立了目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的檢索工具，包括檔案管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定等模塊，實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱；系統(tǒng)具備檔案利用、借閱等權(quán)限設(shè)置及信息安全等支持，實(shí)現(xiàn)了對檔案全生命周期的信息化管理。該系統(tǒng)不僅支持身份證號(hào)、單位名稱查詢，還可通過老身份證號(hào)、社保號(hào)、現(xiàn)用名和別名進(jìn)行多重信息檢索，大大提高了查詢效率，有效減少了群眾跑趟、等待時(shí)間。

建立一個(gè)機(jī)制

服務(wù)經(jīng)辦常態(tài)化

“過去，我們經(jīng)辦人員查詢參保人的業(yè)務(wù)檔案，需要填寫申請表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理員的協(xié)助下才能查閱。如今，經(jīng)辦人員被授予了查詢權(quán)限，工作人員再也不用走手續(xù)、跑檔案館了，在電腦上輸入關(guān)鍵字，按下查詢鍵，就能快速查看檔案資料，十分方便！”說到檔案查閱方式的變化，鄭州市社保中心事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇處負(fù)責(zé)人張營剛按捺不住心中的喜悅。

社保業(yè)務(wù)檔案來源于經(jīng)辦，服務(wù)于經(jīng)辦。鄭州市社保中心建立起業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理深度融合機(jī)制，為經(jīng)辦人員分配檔案查詢權(quán)限，組建專職檔案員隊(duì)伍，開展專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)。工作人員在辦理參保、退費(fèi)、轉(zhuǎn)移接續(xù)、待遇審核等業(yè)務(wù)時(shí)，如需調(diào)取檔案進(jìn)行審核比對，不需再往返檔案館和經(jīng)辦崗之間，只需在系統(tǒng)里輸入關(guān)鍵信息，就能實(shí)現(xiàn)一鍵快速查閱。