“謝謝，謝謝！”近日，家住陜西省西安市蓮湖區(qū)的李師傅走進寶雞市鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心，他握著工作人員的手感激地說道。

(資料圖)

此前，李師傅來到該經(jīng)辦中心，跟工作人員說他要在西安退休，可是在陳倉區(qū)原單位找了兩天都沒有查到當年的養(yǎng)老保險繳費記錄。李師傅2001年從鳳翔興翔紙業(yè)公司調(diào)到陳倉區(qū)工作，養(yǎng)老保險關系也隨之轉(zhuǎn)移。經(jīng)辦中心工作人員打開數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，幾分鐘就查到了當年的繳費記錄和轉(zhuǎn)移憑證，為李師傅解決了燃眉之急。

近年來，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心與檔案部門、其他行業(yè)溝通學習，形成了“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”的發(fā)展思路，推進檔案管理數(shù)字化工作，取得了顯著成效。

變革增量檔案整理方式

2019年開始，陜西省上線新版核心業(yè)務系統(tǒng)，啟用高拍儀拍攝留存電子檔案，檔案管理要求隨之發(fā)生變化--新版核心業(yè)務系統(tǒng)上線后產(chǎn)生的檔案都屬于增量檔案。由于2019年以前舊版業(yè)務系統(tǒng)未啟用高拍儀拍攝，無統(tǒng)一電子檔案，故2019年以前形成的所有業(yè)務檔案均為存量檔案。

業(yè)務檔案整理辦法要適應業(yè)務經(jīng)辦對檔案管理要求的變化。經(jīng)過深入調(diào)查研究，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心對原有的檔案流程進行深入分析、流程再造，在與檔案局、軟件公司磋商后，提出了“以影像檔案為基準，紙質(zhì)檔案從按照類別整理變?yōu)榘凑战?jīng)辦時間整理，影像檔案按照類別、時間建立雙索引”的電子檔案整理思路。

2019年，通過與軟件公司合作，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心將加工掃描的2011年前的1315卷業(yè)務檔案數(shù)字化成果全部接入核心業(yè)務系統(tǒng)，并開放查詢端口，檔案影像全部可以調(diào)閱查看，提高了檔案查詢利用效能，也促進了業(yè)務內(nèi)審工作。

2019年9月，新版核心業(yè)務系統(tǒng)在寶雞市養(yǎng)老保險經(jīng)辦系統(tǒng)上線運行，更加契合綜合柜員制經(jīng)辦模式，檔案整理也隨之變化。為了適應綜合柜員制的工作特點，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心將業(yè)務檔案劃分為紙質(zhì)、影像兩類檔案。業(yè)務影像檔案指采用高拍儀對辦理業(yè)務過程中的留存資料進行拍攝，同步上傳至養(yǎng)老保險業(yè)務系統(tǒng)，全部實現(xiàn)增量檔案數(shù)字化加工；業(yè)務紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔方式繼續(xù)按照陜西省相關管理服務規(guī)程執(zhí)行。

數(shù)字化加工存量檔案

2019年8月，一對夫婦來到鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心查詢1996年在西鳳酒廠繳納社保費的轉(zhuǎn)移單，工作人員不到五分鐘就從掃描的電子檔案中查到了他們需要的資料。“沒想到這么容易就找到了，電子檔案就是方便。”這對夫婦激動地說。

鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心對于存量紙質(zhì)業(yè)務檔案進行了數(shù)字化加工，讓紙質(zhì)“死檔案”變成信息“活檔案”，更好地為社保經(jīng)辦服務。

2018年，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心制定推進數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作的實施方案。經(jīng)過與縣檔案局多次協(xié)商，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心從2019年6月開始對中心2010年以前的所有庫存業(yè)務檔案統(tǒng)一由縣檔案局公開招標確定的專業(yè)公司進行全面數(shù)字化加工掃描。

在加工過程中，鳳翔區(qū)養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心抓住檔案整理、條目錄入兩個關鍵節(jié)點，把保證檔案完整性、錄入準確性作為重點任務，嚴格按照技術規(guī)范執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證加工質(zhì)量。